نحوه استفاده از ماتریس Covey چهار ربع برای مدیریت زمان موثر


از بین تمام دارایی های با ارزشی که شما در اختیار دارید ، زمان با ارزش ترین دارایی شما است. در دنیای سریع امروز ، کمبود مدیریت زمان مهمترین مشکلی است که مردم با آن روبرو هستند. با این همه وقت صرف شده در محل کار ، هیچ وقت برای فعالیت های شخصی وجود ندارد.

احساس غرق شدن در مسئولیت ها و فعالیت ها معمول است. هرچه بیشتر کار کنید ، احساس عقب ماندگی بیشتری خواهید داشت. به جای تصمیم گیری درباره اینکه می خواهید چه کاری انجام دهید ، با آنچه در اطراف شما اتفاق می افتد تعامل برقرار می کنید.

این مقاله توضیح می دهد که چگونه می توانید از استراتژی چهار کواد کووی برای تمرکز بر مهمترین وظایف و بهره وری بیشتر استفاده کنید.

چهار چهارم کووی

استراتژی مدیریت زمان چهار برابر توسط استفان کووی تدوین شد. او نویسنده کتاب مشهور “هفت عادت افراد بسیار موثر” است. ماتریس Covey به اولویت بندی کارها بر اساس زمان موجود برای دستیابی به بازدهی مطلوب کمک می کند.

ایده اصلی این استراتژی این است که فعالیت های خود را با توجه به اهمیت و فوریت آنها به چهار قسمت تقسیم کنید. قبل از اینکه به سراغ خود استراتژی برویم بیایید هر دو اصطلاح را مورد بحث قرار دهیم.

1 مهم: اینها وظایف یا اهدافی هستند که به احتمال زیاد در موفقیت طولانی مدت شما تأثیر می گذارند.

2 فوری: وظایف فوری وظایفی هستند که نیاز به اقدام فوری دارند. نمی توانید سرعت آنها را کم کنید.

چهار چهارم ماتریس مدیریت زمان

این چهار ربع ماتریس مدیریت زمان است:

1. س 1: فوری و مهم.

2 Q2: فوری نیست ، اما مهم است.

3 Q3: فوری ، اما مهم نیست.

4 s 4 : این فوری نیست و مهم نیست.

با اولویت بندی وظایف خود در چهار قسمت ، می توانید تشخیص دهید که در نهایت تفاوت واقعی کدام یک از آنهاست. در اینجا یک مرور مختصر از آنچه هر سه ماهه در آن قرار دارد ، آورده شده است.

Q1: فوری و مهم:

در ماتریس مدیریت زمان Covey ، این ربع در سمت چپ بالا است. مشکلات و بحرانهایی که نیاز به توجه فوری دارند مربوط به سه ماهه اول است. نادیده گرفتن آنها در طولانی مدت می تواند مشکلی برای شما ایجاد کند.

آماده سازی ارائه برای یک جلسه مهم ، که اندکی بعد از آن آغاز می شود ، نوعی وظیفه است که در سه ماهه اول قرار می گیرد. این فوری است زیرا شما وقت زیادی برای این کار ندارید و مهم این است که قبل از شروع جلسه آماده باشید.

کارهایی از جمله مهلت تعیین شده ، تکالیف مدرسه ، ارسال نامه الکترونیکی روزانه و فعالیتهای مشابه با تأثیر مستقیم مهم و فوری هستند.

Q2: فوری نیست ، اما مهم است:

در ماتریس مدیریت زمان Covey ، این ربع در سمت راست بالا است. در طول این سه ماه ، وظایفی را پیدا خواهید کرد که مستقیماً با اهداف بلند مدت شما ارتباط دارند. نیاز به توجه دقیق شما دارد با این حال ، فوری نیست ، زیرا زمان محدودی برای انجام این کار وجود ندارد.

اگر شما یک هدف بلند مدت برای تثبیت شهرت خود در یک دفتر یا کلاس دارید ، این ممکن است فوری نباشد. با این حال ، مهم است. توسعه روابط ، برنامه ریزی طولانی مدت ، توسعه شخصی ، بهبود سلامت و فعالیت های مرتبط در این سه ماهه گنجانده شده است.

Q3: فوری اما مهم نیست:

این ربع در گوشه پایین سمت چپ ماتریس مدیریت زمان Covey واقع شده است. ممکن است همه این فعالیت ها فوری به نظر برسند ، اما می توانید آنها را از گردش کار حذف کنید زیرا برای شما خیلی مهم نیستند.

فرض کنید شما در حال کار بر روی یک پروژه مهم هستید و از طرف یکی از همکاران تماس می گیرید که از شما می خواهد در یک جلسه شرکت کنید. اگر جلسه بدون دستور کار برنامه ریزی نشده باشد ، می توانید از آن صرف نظر کنید. از آن زمان ، به طور کلی هیچ تأثیر مثبتی در زندگی شما نخواهد داشت.

به عبارت دیگر ، تمام فعالیت های اتلاف وقت شما در این سه ماهه قرار می گیرد. مهم نیست که تماس های ناخواسته یا ایمیل ها هیچ ارزشی ندارند.

Q4: فوری و مهم نیست:

در ماتریس مدیریت زمان Covey ، این ربع در سمت راست پایین است. تمام فعالیتهایی که برای تولید هر مقدار زمان نیاز دارند در این سه ماه سقوط می کنند. شما می توانید با پرهیز از این کارهای خانه و صرف آن در فعالیت های با ارزش تر ، وقت با ارزشی را صرفه جویی کنید.

وظایفی که برای سرگرمی خود انجام می دهید مانند تماشای تلویزیون ، ساعت ها وبگردی و شایعات درباره افراد ، برای شما نه فوری است و نه مهم.

مرتبط: راه هایی برای پیگیری اهداف مدیریت زمان شما

مزایای پیروی از ماتریس مدیریت زمان Covey:

1 بهره وری خود را افزایش دهید : Водя بعد ماتریس مدیریت زمان نحوه برخورد با وظایف را تغییر می دهد و به شما کمک می کند تا آنها را بهتر اولویت بندی کنید. اگر زمانی را که برای انجام کارها صرف می کنید کاهش دهید ، می توانید بهره وری خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.

2 تعادل زندگی کاری با یک برنامه ریزی خوب ، می توانید به طور موثر از زندگی عادی و عادی خود خلاص شوید. به این ترتیب می توانید زمان بیشتری را با دوستان و خانواده خود سپری کنید.

3 دنبال اهداف با تمرکز بر کارهای مهم ، می توانید شکار هدف را تسریع کنید .

4 از شرم اجتناب کنید با یادگیری وظایف فوری ، می توانید آنها را از وظایف فوری تر تشخیص دهید تا مهلت ها را بهتر رعایت کنید. به این ترتیب می توانید از ناراحتی جلوگیری کرده و اعتبار خود را حفظ کنید.

اهمیت قرار دادن وظایف در ربع صحیح:

حتی پس از درک این استراتژی ، تعیین وظایف در بخشهای مناسب همچنان ضروری است. بهتر است قبل از قرار دادن وظیفه در هر محله ، اهمیت و فوریت آن تعیین شود. فراموش نکنید که برای تنظیم وظایف خود در محله های مختلف ، از اجرای برنامه لذت ببرید.

مرتبط: نکات عملکردی منجر به نتایج عالی می شود

درک مناسب از ماتریس مدیریت زمان پیش نیاز کاربرد مناسب آن است. این استراتژی را تنظیم کنید تا وظیفه روزانه شما را انجام دهد تا ببینید مهم است یا نه. با مدیریت زمان و قرار دادن خود در جای مناسب می توانید بهره وری خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.

با استراتژی مدیریت زمان Covey خود نظم بیشتری داشته باشید

ماتریس چهار چهارم کووی یکی از مهمترین و شناخته شده ترین مدلها در دنیای مدیریت زمان است. رعایت صحیح این استراتژی به شما کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشید و تحرک بیشتری داشته باشید.

سازماندهی کامل و اولویت بندی مناسب به شما امکان می دهد در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید. همچنین می توانید وظایفی را که نیاز به توجه بیشتری دارند شناسایی کرده و متناسب با آنها سفارشی کنید.

با این حال ، می توانید زمان را از فعالیت های کم ارزش به فعالیت های با ارزش بالاتر اختصاص دهید ، حتی زمانی که نمی توان آن زمان را آزاد کرد. اگر هنوز در تلاش برای سازماندهی روز خود هستید ، می توانید به دنبال استراتژی های دیگر برای مدیریت زمان مانند قانون 80/20 باشید تا خود را منظم تر کنید.



منبع

Author: terem

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *